Vous devez organiser une conférence en extérieur et vous êtes conscient qu’il s’agit d’un projet complexe. Que ce soit une conférence d’affaires, une conférence scientifique ou sur n’importe quel thème, c’est un événement qu’il faut préparer avec soin. D’abord, sachez qu’il faut suivre le même processus d’organisation, peu importe le type de conférence. Puis, en cette période de pandémie, les choses se corsent un peu parce que la plupart des événements en extérieur sont annulés. Alors, comment faire ?
L’organisation d’une conférence
Le premier élément à définir dans l’organisation d’une conférence, c’est le thème. Il vous permet de déterminer plus facilement le programme, la durée et les intervenants. En effet, s’il s’agit d’une conférence commerciale, vous devriez la planifier en semaine parce qu’elle sera considérée comme faisant partie du travail. Si c’est une conférence sur des films pour enfants, il serait plus judicieux de l’organiser en fin de semaine pour que les familles puissent venir en nombre.
Puis, fixez la date, le mieux serait de le faire plusieurs mois avant, voire un an pour tout organiser dans les moindres détails et pour garantir la réussite de l’événement.
Ensuite, il est temps de chercher un lieu approprié, un lieu offrant suffisamment d’espace pour les invités et facilement accessible. Faites la visite de plusieurs endroits avant de vous décider. Optez pour celui qui est le plus spacieux, bien situé et offrant de l’ombre aux visiteurs.
Pensez aussi à réfléchir au budget, car c’est ce qui vous permettra de savoir si vous pouvez inviter telle ou telle personnalité, quel prix fixer pour les billets, etc.
Quant au choix des intervenants, des orateurs, veillez à ce qu’au moins deux d’entre eux soient connus du public, car cela va attirer du monde. Puis, vous pouvez toujours faire appel à d’autres professionnels dans le domaine du thème choisi.
Au moins 6 mois à l’avance, communiquez sur la conférence afin de la faire connaître. Ainsi, le public cible peut inclure la date dans son calendrier.
La location de tente ou de chapiteau, indispensable
Vous aurez bien sûr besoin de louer des chapiteaux, de tentes de réception pour faire une conférence en extérieur. Pour cela, adressez-vous à un professionnel qui vous enverra un devis précis selon le nombre de personnes et en fonction du budget dont vous disposez. Abrifête Île-de-France est un expert dans le monde des structures d’accueil extérieur. Vous pouvez le contacter si vous prévoyez un événement en région parisienne ou en Île-de-France. Il est à préciser que l’ensemble de leur matériel est homologué BVCTS, garant de qualité, de sécurité et de fiabilité. L’entreprise peut mettre à votre disposition une estrade, un plancher, des tables et des chaises et tout ce dont vous avez besoin pour la conférence en extérieur.
En plus de l’organisation générale de l’événement, de sa promotion, n’oubliez pas qu’en cette période de Covid, vous devez vous assurer du nombre de personnes invitées pendant l’événement et de faire respecter les gestes barrières. N’oubliez pas ainsi d’installer dans plusieurs endroits des bornes distributrices de gel hydroalcoolique. Assurez-vous que la distanciation soit respectée. Ne laissez personne entrer sans son masque. Si possible, offrez un masque aux participants.
