Les entreprises privilégient de plus en plus la location de salles de réunion plutôt qu’un accueil dans leurs locaux. Quels sont les critères à prendre en compte pour en choisir une qui vous convient ?
La capacité d’accueil de la salle de réunion
La capacité d’accueil constitue le premier élément à prendre en considération lorsque l’on projette une location de salle de réunion de manière ponctuelle. Choisissez un lieu suffisamment spacieux qui a la capacité d’accueillir tous les participants : c’est une question de confort.
La configuration de la salle doit permettre la disposition des tables/chaises que vous avez envisagée pour la réunion. Pour des raisons de sécurité et de confort, ne dépassez jamais la capacité de la salle.
Anticipez toujours la venue de participants de dernière minute. Pour ce faire, prenez une salle pouvant contenir un nombre de personne supérieur à celui prévu pour la réunion.
L’emplacement de la salle de réunion
L’accessibilité de la salle est déterminante, car c’est d’elle que dépendent la présence et la ponctualité des participants.
La proximité des transports en commun facilite les déplacements des collaborateurs venant de différents quartiers de la ville. Il devrait y avoir également des places de stationnement aux alentours de la salle de réunion. La proximité de commerces est pratique au moment des pauses ou s’il arrive que vous deviez acheter quelque chose que vous n’avez pas prévu.
Enfin, l’environnement extérieur, notamment les bruits, influence la productivité des participants. Si vous souhaitez une réunion fructueuse, alors ne négligez pas ce détail. Vérifiez que la salle de réunion a une bonne isolation phonique.
Les équipements disponibles qui sont inclus dans le coût de la location
Une salle de réunion en location doit disposer d’équipements modernes et fonctionnels : écran de TV connecté, paperboard, etc. Si vous réservez une salle de réunion dans un centre de coworking, elle est meublée, dispose déjà d’un wifi et avec des équipements comme un vidéoprojecteur. Mais que vous réserviez une salle dans un hôtel ou dans un centre d’affaires, vérifiez toujours :
- La connexion internet haut débit et le wifi : ils sont indispensables pour les présentations et visioconférences.
- Un mobilier ergonomique et modulable : il vous permet d’adapter l’espace aux besoins de la séance.
- Les équipements audiovisuels : ils doivent être de qualité, car ils servent au partage d’informations et stimulent la collaboration entre les participants. Demandez si vous bénéficiez d’un support technique qui prendra en charge la résolution rapide des problèmes techniques éventuels.
- La climatisation et le chauffage : ils maintiennent une température agréable tout au long de la journée.
La flexibilité des horaires et des conditions de réservation
Le système de réservation en ligne simplifie les démarches et permet de repérer rapidement les jours disponibles. Les réservations sur application ou par téléphone vous facilitent aussi la tâche. Au moins, vous n’avez pas besoin de vous déplacer.
Préférez une salle qui opte pour une location par heure ou par jour qui est synonyme de flexibilité. Vous serez en mesure d’organiser des réunions par exemple tôt le matin. Lorsque le propriétaire est transparent sur les conditions d’annulation, vous savez à quoi vous en tenir en cas d’imprévu qui vous force à reporter la réunion. Informez-vous également sur la possibilité de prolonger la location. Sachez que cette flexibilité se retrouve dans les centres de coworking qui proposent en location des salles de réunion tout équipées avec espace pour les pauses, collations, etc.
En tous les cas, il est préférable de choisir un lieu qui met à votre disposition un interlocuteur dédié.
Le service de restauration et le coin pour la pause
Ces deux points apportent du confort aux participants. Les pauses régulières ainsi que les repas ou collations sont importants lors de longues réunions. La pause-café instaure de la convivialité. Vous devez ainsi vous assurer de louer une salle de réunion qui met à disposition un espace pour la pause et la restauration. C’est généralement le cas si vous faites une réservation dans un hôtel ou un centre de coworking. En tous les cas, si le propriétaire/prestataire s’occupe lui-même de la pause déjeuner, vérifiez la qualité de la nourriture qui sera servie. Il en est de même de leur présentation. Demandez-lui également de tenir compte des régimes alimentaires spéciaux de chaque participant.
La sécurité et la confidentialité
Les systèmes de contrôle d’accès permettent de gérer les flux de personnes et de protéger les équipements présents. Les systèmes de vidéosurveillance et la présence d’un personnel de sécurité garantissent la tranquillité d’esprit des participants. Ils contribuent à l’instauration d’une ambiance sereine, car ils renforcent la protection des personnes et des biens. Le propriétaire doit s’assurer de la qualité de l’isolation phonique de la salle, car elle est la première protection des informations et données sensibles échangées par les participants à la réunion. Ainsi, que vous effectuiez une réservation de salle dans un centre d’affaires ou un hôtel, vous ne devez surtout pas négliger la sécurité et la confidentialité.
